Ofis taşımada asıl mesele eşyaları bir yerden bir yere götürmek değil, iş akışının kesintiye uğramamasıdır. Bir günlük gecikme bile müşteri ilişkilerine ve operasyonel verimliliğe zarar verebilir.
Planlama aşamasında departman bazlı bir taşıma takvimi oluşturulmalı; kritik sistemlerin (sunucu, ağ altyapısı) taşınması mesai saatleri dışına alınmalıdır. Bakır Nakliyat olarak kurumsal projelerde hafta sonu veya gece operasyonu öneriyoruz.
Veri güvenliği için sunucu ve bilgisayarların taşınması sırasında özel darbe emici ambalaj kullanılmalı, IT ekibiyle koordineli bir sökme-kurma planı yapılmalıdır. Gizlilik sözleşmesi kapsamında çalışan tüm personelimiz bu konuda bilgilendirilir.
Çalışan koordinasyonu için yeni ofis yerleşim planı taşınmadan önce netleştirilmeli, her çalışanın masası, dolabı ve ekipmanı etiketlenerek karışıklık önlenmelidir. Renk kodlu etiketleme sistemi, yerleştirme aşamasını ciddi oranda hızlandırır.
Taşıma günü bir 'operasyon sorumlusu' belirlemek, hem nakliyat ekibiyle hem de şirket içi ekiple tek noktadan iletişim kurulmasını sağlar. Bakır Nakliyat kurumsal taşımalarda her zaman bir proje sorumlusu atar.
Son olarak, yeni ofiste ilk gün için bir 'kritik kurulum listesi' hazırlayın: internet, telefon santrali, yazıcılar ve toplantı odası ekipmanları öncelikli olarak kurulmalıdır ki ekibiniz taşınmanın ertesi günü tam kapasite çalışmaya başlayabilsin.